ERM sorgt dafür, dass geschäftskritische Informationen nur nach vorgegebenen Regeln von den definierten Akteuren auf definierten Rechnersystemen eingesehen oder bearbeitet werden können. Daten wie Dokumente können durch ERM in ihrer Verwendung eingeschränkt werden. So kann beispielsweise ein Ausdrucken oder ein Weiterversenden über E-Mail von Daten eingeschränkt werden.