Zoho Workplace bietet Business-Kontext und -Kontinuität über Apps, Geräte und Arbeitsweisen hinweg

15.09.2020.

Von Balz Hug, CEO CleverBridge AG

Unternehmen profitieren von der Beseitigung der Barrieren zwischen Business-Process-Applikationen wie CRM und Rechnungswesen und Produktivitäts-Applikationen wie Mail und Kommunikationstools

Zoho Corporation, ein globales Technologieunternehmen, das die branchenweit umfassendste Suite an Business-Software-Applikationen anbietet, präsentiert mit Zoho Workplace eine neue integrierte Softwareplattform. Sie beinhaltet Kollaborations-, Produktivitäts- und Kommunikationstools, die sie mit vorhandenen Geschäftsprozess-Applikationen verknüpft.

Zoho Workplace umfasst neun eng miteinander verknüpfte Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen, darunter E-Mail, Messaging, Audio- und Videoconferencing. Die Anwendungen basieren auf einem identischen Datenmodell und sind über eine gemeinsame Suche und unter Nutzung von KI über ein zentrales Dashboard verfügbar. Damit können Anwender Geschäftsprobleme schnell und interaktiv lösen, das heißt, sie können besser und effizienter als jemals zuvor zusammenarbeiten.

Mit seinen Leistungsmerkmalen unterscheidet sich Zoho Workplace von Produktivitätsplattformen führender Anbieter. Solche Lösungen versprechen, die Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu fördern, obwohl sie von anderen Geschäftsanwendungen abgekoppelt sind und damit keine Kenntnis des zugrunde liegenden Geschäftsproblems haben, das adressiert wird. Daher können diese Plattformen keinen kritischen Kontext für Geschäftsprobleme schaffen und keine Kontinuität in der Lösungskonzeption bieten.

Zoho Workplace zielt darauf ab, individuelle Workflows zu unterstützen und Geschäftskontextinformationen unter Einbezug von Kommunikationstools zu vertiefen. Zudem ermöglicht die Plattform, die Sicherheit und den Datenschutz innerhalb von Anwendungen anzupassen, um Audit-Maßnahmen und die Überwachung zu erleichtern.

Im Einzelnen bietet Zoho Workplace umfassende Features in den Bereichen kontextuelle Kommunikation, Kontinuität und Komfort. Die Leistungsmerkmale im Überblick:

Kontextuelle Kommunikation

  • Mail (Business Mail) – Benutzer können Audio- oder Videoanrufe aus der App heraus tätigen, Dokumentenanhänge im Zoho Writer bearbeiten, sich online mit Kontakten verbinden und auf alle E-Mail-Konten aus Zoho Mail heraus zugreifen. Mail enthält ein umfassendes Control Panel mit eDiscovery, Backup und Recovery. Die App verfügt über Mix-and-Match-Pläne, flexible Speichermöglichkeiten und eine umfangreiche Integrationsplattform. Weitere Bestandteile sind S/MIME-Zertifikate, MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung), E-Mail-Regeln, Login-Alarmierungen bei ungewöhnlichen Aktivitäten und benutzerdefinierte Spam-Kontrollen.
  • Cliq (Messaging) – Anwender können einchecken oder auschecken und einen benutzerdefinierte Status festlegen, mit externen Interessengruppen zusammenarbeiten, über Gruppen-Audio- oder Videoanrufe mit Teams in Verbindung treten und den Lesestatus von Nachrichten anzeigen. Cliq wird mit einer Konfiguration und anforderungsspezifischen Anpassung auf Modulebene, rollenbasierten Berechtigungen und einer Integration mit EMM (Enterprise Mobility Management)-Anbietern sowie benutzerbasierten Verfügbarkeits-Reports bereitgestellt.
  • Meeting (Conferencing) – Benutzer können wiederkehrende oder einmalige Meetings planen und mehrere E-Mail-Erinnerungen vom Web und Mobilgeräten aus einrichten. Meeting unterstützt 16 Sprachen und ist unter anderem in Zoho Projects, Bookings und CRM integriert.

Kontinuität

  • Connect (Social Intranet) – Connect lässt sich in HR-Informationssysteme integrieren, einschließlich Zoho People. Benutzer von Zoho Connect können Inhalte und Module mit granularen Berechtigungen und Benutzerrichtlinien sowie benutzerdefinierten Domain- und SAML (Security Assertion Markup Language)-basierten SSOs (Single-Sign-on) versehen.
  • Writer (Word Processing) – Benutzer können Dokumente in ausfüllbare Formulare konvertieren, die Sichtbarkeit von Kommentaren einschränken, Einblicke in die Einbindung von Dokumenten gewinnen und einen leistungsstarken KI-basierten Schreibassistenten aktivieren. Der Writer bietet eine vorlagengesteuerte Automatisierung und APIs sowie automatische Signaturen und Genehmigungen.

Komfort

  • Show (Collaborative Presenting) – Show ist in Lösungen wie Atlassian, Unsplash und Humaans integriert und verfügt über eine unternehmensweite Folienbibliothek und Datenverknüpfung, sodass Benutzer Live-Daten mit Folien verbinden können.
  • Sheet (Spreadsheet) – Benutzer haben Zugriff auf die neuesten Funktionen zum Nachschlagen und Abgleichen sowie zur Visualisierung historischer Daten. Zudem können sie Drop-Downs mit vordefinierten Werten erstellen und Zellbereiche mit der Funktion IMPORTRANGE verknüpfen. Sheet ermöglicht es Anwendern, Änderungen während der Zusammenarbeit zu verfolgen, Einblicke zu gewinnen, exakte Daten zu erhalten, Bilder in Tabellenkalkulationen zu konvertieren und kontextbezogene Daten sowohl aus Zoho- als auch aus Nicht-Zoho-Anwendungen einzubeziehen.
  • WorkDrive (Cloud Document Management) – WorkDrive verfügt über eine einheitliche Suche und TrueSync, wodurch Benutzer einfach und schnell auf Dateien zugreifen können. WorkDrive ist mit einem umfassenden Admin-Panel, Kunden-Reports zur Überwachung der Teamaktivitäten ausgestattet und in das Zoho Directory integriert.
  • ShowTime (Online Training) – ShowTime unterstützt Branding und White-Labeling. Benutzer können Rollen und Privilegien für ihr Trainingsteam festlegen und Erkenntnisse zum Training gewinnen.

„Die Arbeitswelt hat sich unbestreitbar verändert und Zoho Workplace trägt diesem Wandel Rechnung“, betont Sridhar Iyengar, Managing Director, Zoho Europe. „Unternehmen suchen nicht nach einer Lösung für ein Kollaborationsproblem, vielmehr geht es zum Beispiel um ein konkretes Problem der kundenspezifischen Rechnungsstellung, der Verkaufsförderung oder des Supports. Kollaborationsplattformen müssen bessere Geschäftsergebnisse ermöglichen und nicht nur die Produktivität steigern. Unser Workplace bietet durch vorgefertigte Integrationen mit leistungsstarken Geschäftsanwendungen und durch die Kontinuität über Anwendungen, Geräte und Abteilungen hinweg die Funktionen, die für die Erfüllung aktueller Geschäftsanforderungen nötig sind. Für Unternehmen ermöglicht unsere Lösung eine erhebliche Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, die wiederum eine bessere Kundenerfahrung zur Folge haben kann.“

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