Die detaillierte schriftliche Erfassung eines Projektes wird als Pflichtenheft bezeichnet. Es beinhaltet eine umfassende Leistungsbeschreibung des geplanten Projektes, einen Zeitplan für die Umsetzung und einen Kostenrahmen.Das Pflichtenheft beschreibt die Ziele, welche mit der angestrebten Lösung zu erreichen sind, sowie die Anforderungen und Wünsche an das zukünftige System. Es regelt Vorgehen und Form der Angebotseinreichung und dient, zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), als Grundlage für Offertenfragen und Ausschreibungen.